Er is genoeg theorie op het internet te vinden over het optimaliseren van processen binnen je onderneming. Maar hoe gaat dit in de praktijk? In dit artikel bieden we jou een overzicht van onze aanpak, aan de hand van concrete cases en resultaten.
Dit is het laatste artikel uit onze reeks over procesoptimalisatie.
Lees ook Procesoptimalisatie: Groeipijnen (1/3)
Lees ook Procesoptimalisatie: Het bos en de bomen (2/3)
Rechttoe rechtaan procesoptimalisatie
In de volgende case werden we door een organisatie gevraagd om te bekijken hoe hun huidige manier van werken kon worden geoptimaliseerd voor het evalueren van de toegankelijkheid van gebouwen voor mensen met een beperking. Doelstelling: biedt een schaalbare, intuïtieve en digitale manier aan om het huidige proces te ondersteunen.
Voor het bekijken van de toegankelijkheid van gebouwen, maken medewerkers notities op papier, en nemen ze foto’s via hun smartphone. Eens op kantoor of thuis wordt al die informatie ingevuld in een Excel bestand, met een link naar een foto ergens op een ‘drive’. Deze manier van werken is te arbeidsintensief en weinig gebruiksvriendelijk. Hiervoor hebben we een concept uitgewerkt waarbij het hele proces, inclusief bijhorende foto’s, in één cloud-gebaseerde toepassing kan worden opgevolgd.
Van een applicatie tot een Bimodal ICT architectuur
Deze thematiek komen we veelvuldig tegen. Er is meestal wel een concrete nood. Bij één klant was dat het realiseren van een prijscalculator die automatisch de prijs van een zonnewering berekent, bij een andere klant was het de nood aan een planningstool van transporten. Maar in beide gevallen was vlug duidelijk dat er hele andere keuzes moesten worden gemaakt voordat er kon worden gedacht aan het ontwikkelen van een applicatie:
- Moet de bestaande ERP aangepast worden met maatwerk?
- Voldoet de huidige ERP, gezien de nood aan digitale flexibiliteit?
- Wanneer kiezen we ervoor om functionaliteit als een aparte applicatie beschikbaar te maken?
- Hoe zorg je voor integratie?
- Welke applicatie is sturend (de ERP, de nieuwe app, …)?
Voor de ene klant was het vervangen van de ERP een evidentie, aangezien hun bedrijfsprocessen via standaard software makkelijk kon ondersteund worden. Hierdoor kon men ook naar de cloud migreren en beschikten ze onmiddellijk over een ‘open’ oplossing (API mogelijkheden) waarmee andere moderne applicaties makkelijk kunnen koppelen.
Bij de andere klant was het aangewezen om hun bestaande Odoo ERP als basis te behouden en satelliet applicaties te ontwikkelen die hiermee koppelen. Van procesoptimalisatie tot de juiste software optimaal inzetten dus. Hierbij kwamen ook onderwerpen zoals gebruiksgemak (de eindgebruiker moet niet in verschillende toepassingen werken om één proces te kunnen afwerken), aanpasbaarheid (nu werken we zo, morgen kan dat anders zijn, in functie van hoe de markt verandert) en snelheid aan bod.
Lees ook het artikel: Het grote belang van een Bimodal IT architectuur
De ideale klant
Tja, wat is een ideale klant? We komen in zoveel diverse situaties terecht waar we snel concreet voor toegevoegde waarde kunnen zorgen, dat het niet simpel is om dit éénvoudig te definiëren. Wel is het zo dat klanten die reeds met een ‘huis-tuin-en-keuken’ oplossing hun processen proberen te ondersteunen, vaak heel makkelijk geholpen kunnen worden met een professionelere, efficiëntere en intuïtievere manier van werken. Maar waar we instappen in een context van ‘breng een verbeterde versie van mijn Excel naar de cloud’, belanden we vaak in een procesoptimalisatie situatie.
Wanneer een bedrijf naar ons moet toestappen? Als ze voelen dat ze iets niet helemaal goed doen, maar niet weten waar het schoentje knelt of hoe het probleem op te lossen.
Soms is het makkelijker om te benoemen wat niet ‘ons ding’ is. Het faciliteren van het organisatorisch veranderingsproces om wendbaarder, sneller of efficiënter te worden. Dat is materie voor Business Consultants en daar kunnen we onze klanten steeds naar doorverwijzen.
Wil je graag met ons overleggen hoe wij jou ook kunnen begeleiden bij het verbeteren van jouw manier van werken? Neem dan vrijblijvend even contact met ons op.
