Er is genoeg theorie op het internet te vinden over het optimaliseren van processen binnen je onderneming. Maar hoe gaat dit in de praktijk? In dit artikel bieden we jou een overzicht van onze aanpak aan de hand van concrete cases en resultaten.
Zoals gezegd: theorie is steeds geduldig, maar hoe vertaalt zich dit nu in de praktijk? Het mag duidelijk zijn dat de manier waarop we als applicatiebouwer soms aan de slag gaan, of de context waar we in terecht komen, niet altijd zo éénduidig te beschrijven is. Soms komen we vanuit een opdracht tot automatisatie in de ‘analyse’ fase terecht (en blijkt dat deel omvangrijker dan de automatisatie zelf). Soms starten we traditioneel vanuit een procesanalyse en komt mogelijk een vervolg via het digitaliseren van taken in een tweede fase. Klik hier voor meer informatie over onze dienstverlening ‘Analyse & Advies’.
De groeipijnen van de scale-up
Recent waren we actief voor een scale-up waar men zo snel groeit dat er inefficiënties ontstaan op het onboarden van nieuwe medewerkers. Omdat men gebruik maakt van +20 verschillende cloud applicaties is het regelen van beveiligde toegang tot al die apps voor elke nieuwe medewerker erg tijdsintensief. Bovendien is het beheersen van de onderliggende kosten (facturen) een intensief manueel proces. Daarom was het dus zaak om hun onboarding proces beheersbaar te maken binnen de huidige technologie stack. Betrokken in dit proces zijn: IT vanuit o.a. een Single-Sign-On behoefte, Finance omwille van de facturatie problematiek en HR waar het onboarding proces start. Op basis van de noden van deze stakeholders gingen we aan de slag met het beschrijven van de gewenste functionaliteiten. Hieruit volgt dan een ‘buy or build’ beslissing om het concept te realiseren. Zo denken wij mee door bijvoorbeeld integratietools die de communicatie tussen de verschillende apps kunnen faciliteren in kaart te brengen en te evalueren of er bijkomend maatwerk noodzakelijk is.
Lees ook: Hoe los ik mijn Excel nachtmerrie op?
Bij een andere scale-up die consultancy verleent op het gebied van ‘compliancy’ aan farmaceutische bedrijven – denk hierbij aan het voldoen aan richtlijnen en wetgeving bij het uitvoeren van bepaalde handelingen – zocht men naar een betere, meer schaalbare manier van werken. De consultants bevragen hun klanten, en noteren vandaag één en ander in … Excel. De doelstelling leek in eerste instantie eenvoudig: breng het Excel bestand naar de cloud en maak de manier van werken intuïtiever. Tijdens het bevragen van het proces (Waarom wil je dit? Wat betekent dit voor de business?) werd inzichtelijk dat men de ambitie had om kennis te ‘productizen’ en zo hun intellectuele eigendom aan te bieden als een SAAS oplossing. Men was bezig met het vervellen van een ‘services’ organisatie naar een ‘product’ organisatie. Via een Business Model Canvas werd dit benoemd en uitgewerkt. In de functionele analyse kwamen we tot een concept waarbij, door middel van vraagstelling, de nodige antwoorden werden verzameld om tot een ‘score’ te komen (een ‘compliancy rating’ dus).
Dit is het eerste artikel uit onze reeks over procesoptimalisatie.
Lees ook Procesoptimalisatie: Het bos en de bomen (2/3)
Lees ook Procesoptimalisatie: Rechttoe rechtaan (3/3)
Wil je graag met ons overleggen hoe wij jou ook kunnen begeleiden bij het verbeteren van jouw manier van werken? Neem dan vrijblijvend even contact met ons op.
