De keuze voor het gebruik van spreadsheets is evident: we willen informatie bijhouden en hier structuur in brengen. De laagdrempeligheid is geweldig: de software is vaak ‘gratis’ voorhanden, het gebruiksgemak is groot en je bent niet afhankelijk van anderen om resultaat te boeken. Om nu direct een applicatie te gaan opzetten… dat is overkill.

To Excel, or not to Excel …

Toch zijn er ook heel wat kanttekeningen bij het gebruik van spreadsheets. In de onderstaande lijst geven we een paar verborgen risico’s mee waar je je van bewust dient te zijn:

• Hoe komen gegevens in de Excel terecht? Wanneer er veel manuele interactie nodig is (copy/paste & import/export uit andere systemen) is het belangrijk om de tijd hiervan te valideren. Een voorbeeld: Indien een medewerker dagelijks 2 uur besteedt aan het ‘updaten’ van een spreadsheet, dan kost dat gemiddeld €13.300 op jaarbasis (200 werkdagen x 2 uur x € 33,33/uur – de gemiddelde kost van een medewerker). En dan hebben we het nog niet over het bijhorende risico op menselijke fouten.
• Hoe belangrijk is het bedrijfsproces dat door de spreadsheet wordt ondersteund? Hoe kritischer een bedrijfsproces is voor het bedrijf, hoe belangrijker zaken zoals stabiliteit, beschikbaarheid, schaalbaarheid en kwaliteit van de data worden.
• Hoeveel mensen gebruiken de spreadsheet? Meerdere gebruikers leidt vaak tot meerdere versies van de sheet. Wie heeft nog de ‘juiste’ versie? Wat als er hierdoor uitgegaan wordt van foute informatie? Bovendien wordt het gebruik van programma’s als Excel trager bij veel simultane gebruikers en wordt het risico op ‘corrupte’ bestanden aanzienlijk groter.
• Hoeveel data moet er via een spreadsheet worden beheerd? Los van de impact dat dit heeft op het gedrag van de sheet (vertraging) zijn er ook limieten in het aantal rijen die kunnen worden opgeladen. Hierdoor kan onbewust een situatie ontstaan waarbij een import niet volledig blijkt ingelezen te zijn.
• Wie beheert de spreadsheet? Na verloop van tijd blijkt het bestand erg complex, lopen er VB-scripts voor geautomatiseerde functies op de achtergrond en ontstaat het risico dat niemand nog precies weet hoe één en ander werkt. Cellen zijn berekend op basis van andere cellen. Wat als iemand de formule onbewust heeft verbroken? Hoe vermijdt je dit? Het wordt pas helemaal een drama wanneer de auteur van de spreadsheet het bedrijf verlaat.
• Zijn er backups? Als de PC crasht, ben je dan alles kwijt? Wat is de impact hiervan voor het bedrijf?

Alternatief voor zelfredzame medewerkers

Bedrijfskritische activiteiten (processen) moeten dus veilig zijn, schaalbaar, steeds beschikbaar, maar liefst ook aanpasbaar door mensen met kennis van zaken. En dat is waar het schoentje knelt: de bedrijfskennis zit vaak bij de eindgebruikers, maar de kennis om te automatiseren zit bij technische mensen. Wat als die eindgebruikers toch zelf (gecontroleerd) aan de slag kunnen gaan in een robuuste, schaalbare omgeving, eventueel ondersteund door technische profielen? Is dit dan niet de ultieme oplossing?

No-code oplossingen voor ieders budget

Een no-code omgeving bestaat uit een omgeving waarin het gezicht van een applicatie kan worden gebouwd (frontend): dat kan een Excel-achtige tabel zijn, maar ook een volwaardige webapplicatie. Daarnaast is er dan een mogelijkheid om functies uit te voeren; denk aan logica die je wenst uit te voeren wanneer je op een knop drukt. En achterliggend is er steeds een omgeving (backend) waarin je kan bepalen hoe de data wordt bijgehouden. Je ziet geen database, maar eigenlijk wordt achterliggend wel een database opgebouwd op basis van tabellen en relaties tussen tabellen: dit wordt voor de gebruiker gemaskeerd om het gebruik laagdrempeliger te maken. Last but not least is er ook steeds een omgeving die toelaat om connecties te maken met andere toepassingen via webservices: dit is meestal een luik waar eerder technische profielen mee aan de slag gaan, dus eigen IT-ers of je IT-partner.

Aziri heeft 3 verschillende platformen in haar portfolio, waarbij voor iedere klant kan gekeken worden welke omgeving het best aansluit aan de noden.

Lees ook: de ROI van low & no-code platformen

Er zijn een aantal heel belangrijke voordelen aan het gebruik van een no-code platform:

• Ook niet-technische profielen kunnen er mee aan de slag – zelfredzaamheid en onafhankelijkheid
• Geen servers nodig, geen database nodig, geen backup problematiek – ontzorging
• Bereikbaar vanuit elk toestel (mobiel, desktop) en vanuit elke locatie (internet verbinding volstaat)
• Automatiseren van data-uitwisseling met reeds bestaande toepassingen is mogelijk
• Automatisch uitsturen van pdf’s, emails, sms berichten, …

En het lijstje gaat verder, wanneer je reeds over een IT team beschikt

• RAD (Rapid Application Development) zorgt voor het wegwerken van de IT backlog
• Ondersteunen van nieuwe ideeën uit de business, op basis van het snel bouwen van een MVP (Minimal Viable Product)
• Controle op kwaliteit van de data & snelheid van de toepassing
• Beheer van de rollen en rechten (wie mag wat, maar ook ‘wie is waar mee bezig’) van de gebruikers – IT Governance

Lees ook: Welke applicaties bouwen we met no-code platformen?

Wil je heel concreet zien hoe jouw spreadsheets kunnen worden omgezet in een applicatie in een no-code platform? Via een ‘Seeing is Believing’ aanpak tonen wij in minder dan een week tijd hoe dit er uit komt te zien.

Word je nadien een ‘Believer’? Dan kan je beslissen om het ondersteunend no-code platform aan te kopen, en kan je zelfstandig of in samenwerking met ons bijkomende functionaliteit toevoegen.

Lees hier hoe Transport Michiels 11 Excel bestanden verving door een low-code aanpak.

Neem contact op met ons en we helpen je graag verder.