The Waffle Concept Company

ERP voor de Horeca

Uitdaging

Wanneer een onderneming groeit, wordt deze steeds meer ondersteund door verschillende software oplossingen: een applicatie voor de verkooppunten, een app voor het plannen van personeel, applicaties vanuit de bank voor het opvolgen van de financiële transacties, software voor het afpunten van binnenkomende facturen van leveranciers, een oplossingen voor het beheersen/inzichtelijk maken van de foodcost, etc. Dat maakt het complex om volledige controle en inzicht te behouden.

Oplossing

The Waffle Concept Company ontwikkelde ‘Hospitality IT’: H.IT is een complete ERP voor ondernemers in de horeca. De toepassing is een webapplicatie die binnen de ‘Chez Albert’-winkels door het personeel gebruikt wordt op tablets. Uiteraard is de app ook gewoon op de laptop/desktop te gebruiken.

Toen we Bert, oprichter en zaakvoerder van The Waffle Concept Company vertelden over de mogelijkheden van low- & no-code softwareontwikkeling, was hij onmiddellijk enthousiast. Aziri werd uitgenodigd voor een ‘sprint 0’ om Bert’s ideeën meer uit te kristalliseren. Daarna begon het te kriebelen om zijn kennis als ondernemer te vertalen naar ‘de ideale app’ om zijn business aan te sturen. Met een IT opleiding als achtergrond en een voorafgaande carrière als ERP consultant, was het gebruik van low-code een fluitje van een cent. Zonder enige vorm van opleiding ging Bert aan de slag, om ons een tijdje later te verbazen met het resultaat.

Als pur-sang ondernemer weet Bert als de beste welke de belangrijkste KPI’s zijn om controle te krijgen over de rentabiliteit van zijn Chez Albert verkooppunten (kiosk- en raamverkoop). Bert ontwikkelde met veel zin voor detail de H.IT applicatie (Hospitality IT): een complete ERP voor horeca-ondernemers. De toepassing is een webapplicatie die binnen de Chez Albert winkels door het personeel gebruikt wordt op tablets. Uiteraard is de app ook gewoon op de laptop/desktop te gebruiken.

All-In-one oplossing

Het eerste wat ons opvalt, is hoe omvangrijk de toepassing is geworden. Als eigenaar krijg je een totaalbeeld van alle aspecten van het bedrijf. De eerste integratie die opvalt is met Lightspeed, het kassasysteem van Chez Albert. Dankzij deze koppeling (import om de 10 minuten) kan elk verkooppunt constant gemonitord worden: wanneer werd een eerste ticket aangemaakt, hoeveel tickets per half uur worden er gemaakt (drukte in de zaak, maar ook rendement per uur t.o.v. gemiddelde uurkost van het personeel) en wanneer werd het laatste ticket uitgeleverd?

Dankzij de koppeling met de Open Weather App kan makkelijk de correlatie gevonden worden tussen een ticket en het weer op het tijdstip van elke verkoop. Dit laat dan weer toe om beter te plannen in functie van de weersvoorspelling.

Alle planningsinformatie wordt dan weer ontsloten vanuit Strobbo. Zo heeft men inzicht in welk personeelslid welke winkel opstart/afsluit (wat weer kan vergeleken worden met het tijdstip van opstarten en afsluiten). Ook alle financiële transacties zijn te bekijken in H.IT, omdat een integratie met Ponto (onderdeel van de Isabel groep) alle informatie van alle rekeningen inzichtelijk maakt. Hierdoor kunnen bankstortingen, banksaldi, etc. gecontroleerd worden.

Via Breex worden dan weer de binnenkomende facturen van leveranciers afgepunt met de bestellingen. H.IT voorziet immers in een overzicht van alle artikels per leverancier, alsook een inzicht welke leveranciers leveren in welk verkooppunt. Zo kan vanuit de toepassing besteld worden. Zelfs een Bill Of Material is beschikbaar ter opvolging van de reële foodcost van elk product.

De toepassing stuurt ook informatie voor het opmaken van Royalty facturen naar Exact Online. Bovendien biedt de app ook een mogelijkheid om de inventaris op te maken en zo het voorraadbeheer en dus de stockwaarde per winkel inzichtelijk te houden.
Last, but not least zorgde Bert ervoor dat de toepassing multi-language beschikbaar is, en dit via een geautomatiseerde vertaling door de Google Translate API.

Zonder enige vorm van opleiding in Zoho Creator, ging Bert aan de slag, om ons een tijdje later te verbazen met het resultaat.

Mooi staaltje techniek: H.IT is geboren om te integreren

Zoals hierboven vermeld, ontsluit H.IT verschillende toepassingen, om alle data vanuit één toepassing te beheren. Er kan gekozen worden om dit binnen Zoho Creator op te zetten. Bert heeft echter gebruik gemaakt van ‘Make’ (Integromat) als middleware. Dit maakt de job eenvoudig, en laat bovendien toe om de connecties makkelijk te monitoren. Het is evident dat alle gebruikte toepassingen makkelijk kunnen vervangen worden door andere, vergelijkbare apps voor zover die ook via API’s kunnen ontsloten worden.

Technisch werd in de toepassing ook gebruik gemaakt van Bootstrap voor bepaalde ‘layouts’. Verder stuurt de toepassing ook emails uit, worden er PDF’s gegenereerd, wordt nog gedacht aan een integratie met Zoho Sign voor het digitaal ondertekenen van documenten, en het gebruik van Yodeck voor het tonen van de dashboards op een ‘billboard’.

Samengevat

De grote meerwaarde is erg duidelijk: H.IT start met een dashboard-overzicht dat in één oogopslag inzicht biedt in de bankgegevens, de payroll data, de planning van het personeel, en de facturatie. Door middel van een eenvoudige ‘klik’ kan men per winkel detailinformatie inzichtelijk maken over de productiviteit van de winkel. Dankzij het gebruik van de applicatie werd de kans op menselijke fouten flink gereduceerd en is de zaak minder gevoelig geworden voor fraude.

7 Integraties met andere apps

H.IT connecteert met Lightspeed, Open Weather, Strobbo, Ponto (Isabel), Breex, Google Translate en Exact Online

4 Talen

Het aantal talen waarin de app beschikbaar kan gemaakt worden, is onbeperkt. Out-of-the-box zijn er alvast 4 talen in gebruik.

6 Verkooppunten

De H.IT app wordt momenteel op verschillende verkooppunten gebruikt doorheen Vlaanderen.

Ook interessant

Wat je uitdaging ook is, als business- en IT-partner staan we klaar om je te ondersteunen en je te helpen voorop te blijven lopen. We zijn trots op onze projecten en dat delen we graag.

Hamster Cleaning

Digitale reinigingsrapporten

Climatrix

Opvolging en documenteren van installaties

Inter – Toegankelijk Vlaanderen

Toegankelijkheid van cafés en restaurants

Ook een succesverhaal schrijven?

Elk bedrijf is uniek en vraagt om een op maat gemaakte oplossing. Wij helpen je groeien, nu en in de toekomst. Neem dus snel contact of boek een demo en samen schrijven we een succesverhaal.