Woonhaven Antwerpen

Project- en planningsbeheer

Uitdaging

Het beheren van alle actieve projecten gebeurde bij Woonhaven Antwerpen in een spreadsheet. Door de grootte van het bestand en de hoeveelheid gebruikers van de spreadsheet, werd dit een risico. Daarnaast werd voor de planning van de bouwprojecten een andere tool gebruikt.

Oplossing

Om zowel de risico’s van de spreadsheet weg te nemen, als ervoor te zorgen dat het volledige project én planningsbeheer samen kon worden gebracht in één oplossing, bouwden we in co-creatie met Woonhaven Antwerpen één overzichtelijke webapplicatie.

Woonhaven Antwerpen is een van de grootste sociale huisvestingsmaatschappijen van Vlaanderen. De organisatie telt 400 medewerkers die dagelijks instaan voor de verkoop en verhuur van sociale woningen in en rond Antwerpen. Op dit moment heeft men meer dan 24.000 woningen en commerciële panden in beheer, wat goed is voor ongeveer 48.000 huurders. Daarnaast overziet men 35 actieve bouwprojecten.

Spreadsheets
Het beheer van alle actieve nieuwbouwprojecten en renovatieprojecten werd tot voor kort gedaan in één grote spreadsheet, die werd gedeeld met verschillende teams binnen de organisatie. Het verzamelen van al deze gegevens in één bestand dat dan ook nog eens werd gedeeld met meerdere medewerkers, bracht heel wat risico’s met zich mee. De spreadsheet werd groot en zwaar, waardoor het gevaar op corruptie van het bestand steeg. Met zoveel medewerkers in één bestand werken kan er toe leiden dat er verschillende versies van het bestand beginnen te leven. Ook het risico dat er data verloren gaat, per ongeluk wordt overschreven, etc. stijgt aanzienlijk wanneer je met meerdere medewerkers toegang hebt.

Naast het gebruik van een spreadsheet voor het beheer van de projectgegevens werd nog gebruikgemaakt van een andere tool om de planning van de verschillende bouwprojecten op elkaar af te stemmen: Microsoft Project. Deze software laat toe om projecten die bestaan uit verschillende fases relationeel met elkaar te verbinden in een ‘Gantt chart’ overzicht. Typerend hierbij is dat deze relaties bepaalde voorwaarden hebben zoals bijvoorbeeld: wanneer fase D van project 1 is afgerond kan pas begonnen worden aan fase A van project 2, of: fase C van project 3 moet gelijk eindigen met fase B van project 4. Hierbij is het vooral belangrijk dat start en einddatums van de verschillende fases over de verschillende projecten heen automatisch mee evolueren, afhankelijk van welke relatie wordt gelegd en welke datum wordt gewijzigd.

Wanneer spreadsheets niet langer volstaan, is een cloud gebaseerde, digitale oplossing een goed alternatief.

Om zowel de risico’s van de spreadsheet weg te nemen als om ervoor te zorgen dat het volledige project én planningsbeheer samen kon worden gevoegd, bouwden we één overzichtelijke applicatie voor Woonhaven Antwerpen. Deze applicatie bevat alle gegevens uit de spreadsheet, maar dan op een gestructureerde manier weergegeven per thema (Algemene projectgegevens, Stakeholders, Financiën, Ontwerpdossier, Aanbestedingsdossier & Uitvoeringsdossier). Verder werden er heel wat functionaliteiten toegevoegd die niet mogelijk zijn in een spreadsheet: complexe logica, het automatisch aanpassen van bouwfase en status o.b.v. ingevulde gegevens, het berekenen van verschillende financiële gegevens en het tonen van meldingen wanneer bijvoorbeeld budgetten worden overschreden, etc. Door het opbouwen van een aparte ‘CRM module’ waarin je de architecten, aannemers, ingenieurs, etc. bewaart, kunnen ze eenvoudig aan verschillende projecten worden gelinkt zonder ze meerdere keren opnieuw te moeten toevoegen.

Automatische planning
Daarnaast werd ook het relationeel planning gedeelte ondergebracht in dezelfde applicatie. De projectplanning met alle verschillende fases kan nu automatisch worden gegenereerd o.b.v. de start- en einddata die werden ingegeven bij het projectbeheer. Net zoals in Microsoft Project is het mogelijk om allerlei relaties te leggen tussen verschillende fases en over projecten heen. Bij het aanpassen van een datum worden alle andere data die zijn gelinkt automatisch aangepast zodat de planning steeds realistisch en correct is opgebouwd. Er werd zelfs een mogelijkheid voorzien om een ‘back planning’ te maken en ook daar relaties aan toe te voegen.

Last but not least, haalt men de data uit de Zoho applicatie binnen in een intranet-omgeving (voorlopig manueel, maar binnenkort automatisch middels een API connectie) voor mooie grafische visualisatie. Hierdoor wordt de visibiliteit van de projecten voor de hele organisatie vereenvoudigd.

24.000 Woningen en commerciële panden

in beheer

48.000 Huurders

in beheer

35 Actieve bouwprojecten

in beheer

Ook interessant

Wat je uitdaging ook is, als business- en IT-partner staan we klaar om je te ondersteunen en je te helpen voorop te blijven lopen. We zijn trots op onze projecten en dat delen we graag.

Hamster Cleaning

Digitale reinigingsrapporten

Climatrix

Opvolging en documenteren van installaties

Inter – Toegankelijk Vlaanderen

Toegankelijkheid van cafés en restaurants

Ook een succesverhaal schrijven?

Elk bedrijf is uniek en vraagt om een op maat gemaakte oplossing. Wij helpen je groeien, nu en in de toekomst. Neem dus snel contact of boek een demo en samen schrijven we een succesverhaal.