Heel wat bedrijven kampen vandaag met hetzelfde probleem: hun bedrijfsprocessen lopen voor een groot deel via email, Whatsapp en Excel. In het begin werkt dat prima maar naarmate dat het bedrijf groeit, is er nood aan een beter systeem. Er komt immers te veel manueel werk kijken bij deze manier van werken: veel knippen-plakken, eindeloos zoeken in mailboxen, gegevens die dubbel bijgehouden worden, etc.

Welk systeem heb je dan nodig om deze processen te professionaliseren? De zoektocht naar geschikte software begint niet zelden op Google door te zoeken naar termen als ERP, CRM, bedrijfssoftware, … En daar gaat het fout: je start niet langer vanuit je eigen noden maar vanuit datgene wat de softwaremarkt te bieden heeft. Hieronder geven we je 4 vragen om bij stil te staan voordat je begint te zoeken naar een oplossing.

1. Wat probeer je te bereiken?

Het klinkt als een eenvoudige vraag maar ze is niet altijd eenvoudig te beantwoorden. Waarom ben je op zoek naar software? Dat kan verschillende redenen hebben:

• Je wil één of meerdere processen efficiënter maken zodat je meer werk kan doen met dezelfde mensen
• Je wil opnieuw overzicht in een warboel van gegevens die verspreid zijn over email, Whatsapp en vele Excels
• Je wilt een extra (betalende) service bieden voor je klanten
• …

Schrijf deze doelstellingen op en probeer ze te concretiseren in cijfers. Dit helpt vaak je business case te motiveren en een ROI te bepalen. Indien de winst voor je bedrijf in cijfers kan worden uitgedrukt, verhoogt de kans op een succesvol project.

Bijvoorbeeld: we willen 200 extra klanten kunnen bedienen met evenveel mensen op de administratie. 

2. Welke processen wil je digitaliseren?

Om de processen te bepalen, werk je vanuit je doelstelling (wat probeer je te bereiken). Dat klinkt logisch maar vaak worden andere processen toegevoegd aan het project, waardoor het project erg zwaar wordt. De kunst is om enkel de processen te kiezen die bijdragen aan je doelstelling. 

Bijvoorbeeld: we willen het bestelproces van klanten digitaliseren omdat klanten vandaag via email bestellen en hier veel tijd in kruipt.

3. Wie zijn de stakeholders?

In een digitaliseringsproject heb je altijd verschillende stakeholders. Zo heb je:

• Eindgebruikers: gebruikers die dagelijks gebruik zullen maken van het systeem.
• Management: vaak vragende partij voor overzichten en dashboards van gegevens.
• IT afdeling/partner: de collega’s die technische vereisten zullen aanleveren.
• …

Tracht alle stakeholders te identificeren en hun noden te bevragen. Hoe meer stakeholders je betrekt, hoe moeilijker je traject zal worden. Kies dus verstandig wie je moet betrekken en wie niet.

Bijvoorbeeld:

• Customer Service medewerkers: omdat zij momenteel de bestellingen van klanten via email verwerken.
• Sales Manager: omdat hij een overzicht wil hebben van de evolutie van alle bestellingen.
• IT: omdat de bestellingen rechtstreeks verwerkt moeten worden in een ander systeem.

4. Welke functionaliteiten verwacht je?

Nu je weet welke processen je wilt digitaliseren en wie betrokken is, ga je noteren welke functionaliteiten je verwacht van het systeem. Formuleer deze functionaliteiten voldoende breed. Het is niet nodig om het nieuwe proces al te bepalen tenzij dit cruciaal is om je doelstelling te bereiken.

In deze stap kan je je wel laten inspireren door de functionaliteiten die de softwaremarkt te bieden heeft. Of laat je bijstaan door een consultant die verschillende mogelijkheden kan aanreiken. Maar opnieuw: leg de focus op de doelstelling. Wat probeer je alweer te bereiken?

Bijvoorbeeld: 

• Onze klanten kunnen zelf bestellingen plaatsen via een systeem zonder dat een medewerker hierin moet tussenkomen.
• Onze klanten kunnen hun bestelling meteen betalen via Bancontact of achteraf via factuur.
• Het systeem stuurt de bestellingen door naar ons Warehouse Management System (WMS) zodat de bestelling ook uitgeleverd kan worden
• Het systeem stuurt de bestellingen door naar ons facturatieprogramma zodat de facturen automatisch worden aangemaakt.

Lees ook: Softwarebedrijf Aziri start met nieuw dienstenaanbod

Op basis van de antwoorden op bovenstaande vragen, kan je geïnformeerd op zoek gaan naar geschikte bedrijfssoftware. Heb je hulp nodig om bovenstaande vragen te beantwoorden of vind je geen geschikte software? Neem contact op met ons en we helpen je graag verder.