Hamster Cleaning
digitale reinigings- rapporten
Uitdaging
Bij Hamster Cleaning verliep de rapportage volledig manueel: foto’s van de luchtkanalen opgeslagen in een gedeelde digitale map, opmerkingen op papieren plannen genoteerd en nadien alles handmatig samenbrengen tot een rapport. Dat zorgde voor een tijdrovende administratieve last én het risico op fouten groeide mee met het aantal opdrachten.
Oplossing
We maakten een bedrijfsapplicatie met een tabletversie, waarin medewerkers beschikken over de digitale bouwplannen van elk project. Aan deze plannen kan men foto’s koppelen en aantekeningen maken, om daarna automatisch een reinigingsrapport te genereren. Dat rapport wordt met één druk op de knop verstuurd naar de klant, zonder handmatig samenvoegen of doorsturen.
Een kleine app
Hamster Cleaning staat borg voor het correct documenteren van de uitgevoerde werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om de ‘voor & na’ situatie van de luchtkanalen duidelijk in kaart te brengen. “Vroeger gebeurde dit door foto’s te nemen en deze handmatig aan te duiden op fysieke bouwplannen van het ventilatiesysteem. Deze informatie werd vervolgens digitaal opgeladen in de cloud. Nadien werd er dan voor ieder project een rapport uitgeschreven en manueel doorgestuurd naar de klant”, zegt Seppe Thys, Managing Director bij Hamster Cleaning.
van bouwplan naar tablet
Het hele proces is nagenoeg hetzelfde gebleven: alleen werden de stappen gedigitaliseerd en geautomatiseerd, wat voor een flinke tijdsbesparing zorgt.
De medewerkers werden uitgerust met een tablet met daarop een applicatie waarin ze foto’s kunnen maken, opslaan en koppelen met aanduidingen op de digitale bouwplannen. Bovendien kunnen op de plannen uitgebreide aantekeningen worden gemaakt, zoals waar een inspectieluik is gemaakt en van waaruit de voor- en nafoto’s werden genomen.
“
Er wordt echt iets voor u gecreëerd door Aziri, en dat is onbetaalbaar!
Seppe Thys
Hamster Cleaning
De tijdswinst, meteen voelbaar
Tiemen, Account Manager bij Hamster, maakte zich de applicatie eigen en zorgde nadien zelf voor de opleiding van de interne medewerkers in het gebruik ervan. Aangezien hij na elke werf zorgde voor de rapportering naar de klant, verloopt zijn werk nu een stuk efficiënter: het scheelt al snel een half uur tot 3 kwartier per project om de rapporten te genereren, na te kijken en uit te sturen via een druk op de knop.
Waarom is de samenwerking met Aziri een aanrader volgens Hamster Cleaning?
Dat heeft veel te maken met de ‘nabijheid’ in de manier van werken. Aziri is geen grote organisatie en dus zeer toegankelijk. Hierdoor zijn de communicatielijnen heel kort en kan je als klant steeds meesturen bij de ontwikkeling. “Uiteindelijk wordt door Aziri een applicatie ontwikkeld voor u, en dat is onbetaalbaar”, voegt Seppe toe.
30+
minuten
tijdsbesparing per rapport
100+
reinigingsrapporten
per jaar digitaal gegenereerd
1.300
foto’s
voor & na reiniging genomen