Als je in de bouw zit, ken je Checkinatwork. Sinds 2014 moet iedereen die een werf betreedt zich registreren, althans, op werven boven de 500.000 euro. In de praktijk doet de werkgever dat vaak vooraf, op kantoor, soms de avond ervoor.
Dat verandert fundamenteel vanaf 1 januari 2027. En de impact op je dagelijkse werking is groter dan je denkt.
Wat verandert er?
| Vandaag | Vanaf 2027 | |
| Registratie | Alleen check-in | Check-in én check-out verplicht |
| Wie registreert | Werkgever mag het doen | De werknemer zelf, op de werf |
| Wanneer | Mag vooraf (zelfs de avond ervoor) | Real-time, bij aankomst en vertrek |
| Werfnummer | Niet verplicht bij registratie | Verplicht en gekoppeld aan de aangifte van werken |
De grootste breuk met vandaag: vooraf registreren mag niet meer. Geen batch-invoer op kantoor. Geen Excel-lijst die ’s avonds wordt doorgestuurd. Elke werknemer registreert zichzelf, op het moment dat hij de werf betreedt én verlaat.
Daarbovenop komt een tweede verplichting: vanaf diezelfde 1 januari 2027 moet élk Belgisch bedrijf de effectieve werkuren registreren. Checkinatwork zegt wie waar aanwezig is; de algemene arbeidstijdregistratie hoeveel uren iemand werkt. Twee aparte regels die op dezelfde werf samenkomen. Wat die algemene verplichting precies inhoudt, lees je in Tijdsregistratie verplicht vanaf 2027 – deze blog gaat verder over Checkinatwork.
Sancties
De boetes lopen snel op en worden vermenigvuldigd per persoon die niet geregistreerd staat:
Werknemer/zelfstandige die zich niet registreert: tot 1.000 euro
Aannemer/werkgever die het systeem niet voorziet: 600 tot 6.000 euro per betrokken persoon
Bij een arbeidsongeval zonder correcte registratie: tot 36.000 euro én mogelijke gevangenisstraf
Op een werf met 30 man zonder registratie vermenigvuldig je die boete maal 30.
Het echte probleem: hoe organiseer je dit op een werf?
De verplichting is duidelijk. Maar hoe regel je real-time registratie op een plek waar mensen ’s ochtends vroeg toekomen, soms op meerdere locaties werken, en niet achter een bureau zitten?
De werkgever moet registratieapparatuur ter beschikking stellen op de werf: via het RSZ-platform of een erkend alternatief. Denk aan QR-codes, NFC-badges, of een mobiele app.
Waar standaardsoftware tekortschiet
Er bestaan kant-en-klare tijdsregistratie-apps. Die werken prima als je één werf hebt met vaste ploegen. Maar de realiteit in de bouw is anders:
- Wisselende werflocaties: een ploeg die maandag in Antwerpen staat en dinsdag in Hasselt
- Onderaannemers die hun eigen mensen meebrengen en ook geregistreerd moeten worden
- Werfnummers die gekoppeld moeten zijn aan de aangifte van werken bij de RSZ
- Integratie met bestaande systemen: loonadministratie, projectplanning, werkbonnen
- Offline situaties: niet elke werf heeft stabiel internet op dag één
Standaardsoftware dekt vaak 80% van die scenario’s. De laatste 20% – de uitzonderingen, de integraties, de sector-specifieke regels – is precies waar het fout gaat.
Wat software op maat kan oplossen
Software op maat betekent niet dat je alles from scratch bouwt. Het betekent dat je een systeem krijgt dat past bij hoe jouw bedrijf werkt, niet andersom. Concreet:
- Eén app voor de werf: check-in en check-out via smartphone of tablet, gekoppeld aan het juiste werfnummer, met automatische doorgifte naar de RSZ
- Onderaannemers mee in het systeem: zij registreren via dezelfde interface, hun gegevens stromen door naar de juiste aangifte
- Koppeling met je administratie: gewerkte uren vloeien automatisch naar je loonadministratie of sociaal secretariaat, zonder dubbele invoer
- Offline-functionaliteit: registratie werkt ook zonder internet, synchroniseert zodra er weer verbinding is
- Eén invoer, twee verplichtingen: slim opgezet voedt dezelfde registratie grotendeels zowel Checkinatwork als de algemene arbeidstijdregistratie. Het blijven twee aparte regelingen met een eigen finaliteit, maar je vermijdt dubbele invoer
Het verschil zit niet in de technologie: QR-codes en NFC zijn standaard. Het verschil zit in hoe het systeem aansluit op jouw processen. Een bouwbedrijf met 15 eigen werknemers en 4 vaste onderaannemers heeft iets anders nodig dan een grote aannemer met 200 man op 12 werven.
Wat kan je nu al doen?
De wet is nog een ontwerp en moet nog definitief goedgekeurd worden. Maar de richting is duidelijk, en wachten tot december 2026 is geen plan. Drie stappen die je vandaag al kunt zetten:
Breng in kaart hoe je nu registreert. Gebeurt het op kantoor? Via Excel? Via een bestaand systeem? Waar zitten de gaten als straks real-time en op de werf verplicht wordt?
Bekijk wat je bestaande software al kan. Misschien heb je al een werkbon-app of projectplanning-tool die deels uitgebreid kan worden. Dat scheelt tijd en geld ten opzichte van een volledig nieuw systeem.
Denk integratie, niet eilanden. Het slechtste scenario is straks drie losse systemen: één voor Checkinatwork, één voor arbeidstijdregistratie, en één voor je eigen administratie. Hoe meer je dat nu al als één geheel plant, hoe minder dubbel werk je krijgt.
Conclusie
Eén ding staat vast: vanaf 2027 ontkom je in de bouw niet aan een systeem dat real-time check-in en check-out op de werf afdwingt, gekoppeld aan het juiste werfnummer en aan de RSZ. De vraag is niet óf, maar hóé. Benut je wat je al hebt, koop je iets kant-en-klaar, of laat je iets bouwen dat naadloos past op je werven, ploegen en onderaannemers?
Dat is precies de afweging waar wij graag bij meedenken. We kijken eerst wat je bestaande werkbon-app, projectplanning of ERP al kan, en pas als dat niet volstaat, bouwen of koppelen we iets dat wél past op de werf-realiteit. Snel, en zonder dubbele invoer.
Let’s deal with IT. Op tijd en op een manier waar je zelf beter van wordt.