Eind 2025 viel de beslissing in het federale begrotingsakkoord: vanaf 1 januari 2027 moet in principe élk Belgisch bedrijf de gewerkte uren van zijn personeel registreren. Niet langer een keuze, maar een wettelijke verplichting . Voor het transportbedrijf met vijf chauffeurs net zo goed als voor het productiebedrijf met tweehonderd man.
Veel zaakvoerders denken dat dit “iets voor de bouw of de horeca” is. Dat klopt niet. Die sectoren hebben al langer hun eigen registratieregels. Wat er nu bijkomt, geldt breed: alle werkgevers, privé én publiek.
In dit artikel lees je wat er precies verandert, voor wie het geldt, aan welke eisen je systeem moet voldoen, welke software daarbij past, en wat je vandaag al kan doen.
Wat is tijdsregistratie en wat verandert er in 2027?
Tijdsregistratie is het objectief bijhouden van wanneer een werknemer begint en stopt met werken, pauzes inbegrepen. Het doel: aantoonbaar maken hoeveel uren iemand effectief presteert, zodat rust- en arbeidstijden controleerbaar zijn.
Tot vandaag is dat voor de meeste bedrijven vrijblijvend. Je mág een prikklok of urenregistratie hebben, maar je móét niet. Vanaf 1 januari 2027 keert dat om: registreren wordt de norm, niet de uitzondering.
Eén nuance vooraf: de exacte uitwerking ligt nog niet helemaal vast. De verplichting werd aangekondigd in het begrotingsakkoord van eind november 2025, en de concrete spelregels worden in de loop van 2026 wettelijk verankerd. De richting is duidelijk. De details kunnen nog schuiven.
Voor wie geldt de verplichting?
In principe voor alle werkgevers in België: privé en publiek, van klein tot groot. Heb je personeel in dienst, dan val je eronder. De grootte van je bedrijf of de sector waarin je zit, maakt daarbij geen verschil.
Er is wel ruimte voor uitzonderingen. De Europese regels laten toe dat bepaalde groepen vrijgesteld worden, bijvoorbeeld:
Leidinggevend personeel met autonome beslissingsmacht over de eigen werktijd
Handelsvertegenwoordigers die zelf hun agenda indelen
Of België die uitzonderingen volledig overneemt, is op dit moment nog niet beslist. Ga er voorlopig dus van uit dat het gros van je medewerkers onder de verplichting valt.
Aan welke eisen moet je systeem voldoen?
De wet schrijft geen specifiek toestel of systeem voor. Wel drie eisen waaraan elke registratie moet voldoen: het moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.
| Eis | Wat het betekent | Waar een losse Excel-lijst het moeilijk krijgt |
| Objectief | De registratie legt vast wat er écht gebeurde, niet wat iemand achteraf invult | Een Excel pas je vrij aan. Er is geen objectieve waarheid |
| Betrouwbaar | Wijzigingen zijn traceerbaar; je ziet wie wat wanneer aanpaste | In Excel verdwijnt een correctie spoorloos |
| Toegankelijk | Werknemer, werkgever én inspectie kunnen de gegevens raadplegen | Een bestand op één laptop is dat niet |
De boodschap: de wet zal wellicht geen enkel systeem bij naam verbieden, ook Excel niet. Maar een losse Excel-lijst of een papieren blad dat ’s avonds wordt ingevuld, maakt weinig kans op die drie criteria. En de bewijslast ligt bij jou: bij een controle moet jij kunnen aantonen dat je registratie klopt en niet achteraf is bijgewerkt.
Wat wél kan? De wet laat je vrij in de methode. Een digitale prikklok, een app op de smartphone, een badge, of zelfs het inloggen in een planningssysteem: het mag allemaal, zolang het objectief, betrouwbaar en toegankelijk registreert.
“Maar mijn mensen zitten niet achter een bureau”
Dat is precies waar het voor veel bedrijven schuurt. Een prikklok aan de muur werkt voor wie elke dag op dezelfde plek binnenkomt. Maar wat met de chauffeur die rechtstreeks naar de klant rijdt? De technieker die van interventie naar interventie gaat? Bedrijven die thuiswerk dagen hebben?
Voor die situaties is een vaste prikklok geen oplossing. Daar heb je registratie nodig die meegaat met je mensen: op de laptop of smartphone, ook als er even geen internet is.
Eén sector springt er bovenuit: de bouw. Daar komt er vanaf 2027 niet alleen de algemene tijdsregistratie bij, maar verandert óók het bestaande Checkinatwork-systeem ingrijpend. Werk je in de bouw, dan krijg je met twee verplichtingen tegelijk te maken. Hoe dat precies zit, lees je in Checkinatwork 2027: wat verandert er voor bouwbedrijven.
Welke software heb je nodig?
Registreren mag dan vrij in methode zijn, je hebt wél een systeem nodig dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk werkt én dat liefst aansluit op de software die je al draait. Voor de meeste bedrijven komt het neer op drie routes.
- Benut wat je al hebt. Veel bedrijven draaien al op software die een deel van het werk kan: een planningstool, een ERP, een werkbon-app, of een koppeling met het sociaal secretariaat. Soms zit de urenregistratie er al in en staat ze gewoon uit. De eerste vraag is dus niet “wat kopen we?”, maar “wat kan ons bestaande pakket al, en wat ontbreekt nog?”.
- Koop iets kant-en-klaar. Er bestaan tal van standaard tijdsregistratie-apps. Heb je één locatie, vaste ploegen en een overzichtelijke structuur, dan kan zo’n app perfect volstaan. Snel ingevoerd, beperkte kost. Let wel op twee dingen: voldoet ze aan de drie wettelijke eisen, en koppelt ze met je loon- en facturatie administratie? Een app die los staat, levert je dubbele invoer op.
- Laat iets bouwen op maat. Hoe specifieker je situatie – wisselende locaties, onderaannemers, offline werken, koppelingen met systemen die je al gebruikt – hoe sneller een standaardpakket tegen zijn grenzen botst. Dan registreer je niet zomaar uren, maar bouw je iets dat past op hoe jouw bedrijf draait en dat meteen doorstroomt naar je administratie. Software op maat betekent trouwens zelden alles van nul: vaak is het je bestaande systemen slim aan elkaar koppelen en net dát stuk toevoegen dat ontbreekt.
Het verschil zit zelden in de technologie zelf: een app of een badge is geen rocket science. Het zit in hoe goed het systeem aansluit op je sector, je mensen en je bestaande tools. Net die laatste stap maakt het verschil tussen een verplichting die geld kost en eentje die ook iets oplevert.
Wat kan je nu al doen?
De wet is nog in de maak, maar wachten tot december 2026 is geen plan. Twee stappen die je vandaag al kunt zetten:
Breng in kaart hoe je nu registreert: via Excel, op papier, of helemaal niet? En welke software je al in huis hebt die de uren raakt. Zo weet je meteen welke route hierboven bij je past.
Denk in koppelingen, niet in eilanden. Het slechtste scenario is straks een los registratiesysteem náást je loonadministratie, je planning en je facturatie, met dubbel werk als gevolg. Eén geheel plannen levert tijd op in plaats van ze te kosten.
Conclusie
Eén ding staat vast: vanaf 2027 heb je een systeem nodig dat je werkuren objectief, betrouwbaar en toegankelijk vastlegt. De vraag is niet óf, maar hóé: benut je wat je al hebt, koop je iets kant-en-klaar, of laat je iets bouwen dat naadloos op je processen past?
Goede registratie is meer dan een vakje afvinken voor de inspectie. Stromen die uren meteen door naar je loon en je facturatie, dan win je net dáár tijd: geen overtypen, geen discussies achteraf, en voor het eerst hard zicht op waar de uren in je bedrijf naartoe gaan.
Dat is precies de afweging waar wij graag bij meedenken. We kijken eerst wat je bestaande software al kan, en pas als dat niet volstaat, bouwen of koppelen we iets dat wél past: snel, en zonder dubbele invoer.
Let’s deal with IT. Op tijd, en op een manier waar je zelf beter van wordt.